Блог ТехКонсалт Автоматизация ← В блог

Как мы автоматизировали 22 вида экспертиз: от обуви до сантехники

Генератор договоров и актов v3.0 — кейс внедрения в экспертной компании

Клиент: АНО «ЛэИ «Центр» — независимая экспертная организация
Штат: до 40 сотрудников, 5 офисов
Было: до 20 минут на один договор, ручной перенос данных и риск ошибок
Стало: договор за 2 минуты, единый порядок и меньше рутины у менеджеров

О чём эта статья

Если вы руководитель экспертной компании, юрфирмы или организации, где ежедневно оформляются десятки однотипных договоров — этот кейс для вас. Он о том, как убрать из работы менеджеров механическую рутину и вернуть им время на клиентов, а не на перепечатывание одних и тех же данных.

Исходная ситуация

Представьте: 10 менеджеров, каждый оформляет до 10 договоров в день. 22 категории товаров — от обуви до сантехники. У каждой — своя сетка цен, свои поля, свои шаблоны.

До автоматизации процесс выглядел так:

1. Менеджер открывал Excel-прайс, искал нужную категорию
2. Открывал Word-шаблон, вручную перепечатывал ФИО, даты, артикулы
3. Вбивал стоимость объекта, открывал калькулятор, считал цену исследования
4. Сохранял файл с кривым именем в папку «Новые договоры»
5. Повторял всё то же самое для акта

Одна ошибка в цене — и договор переделывается. Опечатки в ФИО клиента — репутационные риски. Потеря файла — скандал.

Что изменилось в работе

Вместо Excel, Word и папок с файлами появилось одно рабочее место, где договор и акт собираются сами. Менеджер отвечает за клиента и данные, а не за форматирование и поиск файлов.

• Один сценарий вместо пяти — выбрать категорию, заполнить данные клиента и получить готовые договор и акт. Без переключения между программами.
• Цена считается сама — по категории и стоимости объекта. Меньше поводов для ошибок и пересчётов.
• Документы всегда одинаковые — оформление, нумерация и поля не зависят от того, кто и когда готовил документ.
• Фото и материалы — рядом с договором — можно снять объект на телефон или загрузить файлы, они останутся в папке клиента.
• Руководитель видит картину — сколько договоров сделал каждый менеджер и где что находится, без ручных сводок.
• Новый сотрудник включается быстро — понятный интерфейс вместо инструкции на неделю.

Как теперь проходит оформление

1. Менеджер выбирает категорию — от обуви до сантехники.
2. Заполняет данные клиента и объекта. Цена исследования подбирается автоматически.
3. Добавляет фото и материалы, если они нужны.
4. Нажимает «Создать договор» — договор и акт готовы.
5. Утверждает — документы раскладываются по папкам, а клиент получает ссылку.

Всё занимает 2–3 минуты вместо 15–20. Без ручного форматирования, нумерации и поиска файлов.

Результаты

Экономия времени: до 3 часов в день на одного менеджера.
Экономия денег: при средней ставке менеджера 500 руб/час — около 300 000 руб/год на пятерых сотрудников.

Что в итоге

Менеджеры перестали быть «операторами Word и Excel». Они оформляют документы за пару минут и занимаются клиентами, а не форматированием. Ошибки в ценах и данных ушли, новый сотрудник начинает работать в первый день.

Для бизнеса это не «ещё одна программа», а меньше рутины, меньше переделок и больше времени на то, что приносит деньги.